Algemene voorwaarden ApoTrace

Versie 1.0, geldig vanaf 1 oktober 2026

1. Wie is wie

ApoTrace is een dienst van Pharmail BV, gevestigd te Numansdorp, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], hierna "wij" of "ApoTrace". Met "u" bedoelen wij de apotheek of organisatie die de dienst afneemt.

2. Waarop deze voorwaarden gelden

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod en elke overeenkomst tussen ons over het gebruik van ApoTrace. Uw eigen inkoopvoorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij wij die schriftelijk hebben aanvaard.

Bij tegenstrijdigheid geldt deze volgorde: eerst de verwerkersovereenkomst, dan een schriftelijke afspraak tussen ons, dan deze voorwaarden.

3. De dienst

ApoTrace is software die u via internet gebruikt. Het volgt recepten binnen de apotheek, informeert patiënten, plant bezorgritten en ondersteunt de begeleiding bij een eerste uitgifte. Wat er precies in zit, staat beschreven op onze website op het moment dat u de overeenkomst sluit.

ApoTrace is uitdrukkelijk geen apotheekinformatiesysteem en geen medisch hulpmiddel. Uw apotheekinformatiesysteem blijft de bronregistratie. ApoTrace neemt geen farmaceutische beslissingen en vervangt geen professioneel oordeel.

4. Koppelingen met andere systemen

ApoTrace koppelt op dit moment met Pharmacom en met de Pharmaself24 afhaalautomaat. Die koppelingen zijn afhankelijk van de medewerking en de beschikbaarheid van die leveranciers. Wij spannen ons in om ze werkend te houden, maar kunnen niet garanderen dat een externe partij een koppeling blijft aanbieden of ongewijzigd laat.

Voor sms, e-mail, veilige e-mail en telefonie gebruikt u uw eigen leveranciers en abonnementen. De kosten daarvan zijn voor u.

5. Prijs en betaling

• Het abonnement kost 95 euro per maand per apotheek, exclusief btw.
• Facturering vindt maandelijks plaats, vooraf, per automatische incasso of op factuur.
• De betaaltermijn is veertien dagen na factuurdatum.
• Wij mogen de prijs een keer per jaar aanpassen. Wij laten dat minimaal twee maanden van tevoren weten. Bent u het niet eens met de verhoging, dan mag u opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.
• Betaalt u niet op tijd, dan mogen wij na een herinnering en een redelijke termijn de toegang opschorten. Uw gegevens blijven dan bewaard, zodat u er na betaling weer bij kunt.

6. Duur en opzeggen

De overeenkomst loopt per maand en u kunt hem elke maand opzeggen, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Opzeggen kan per e-mail aan info@apotrace.nl. Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van drie maanden.

Na afloop krijgt u uw gegevens op verzoek in een leesbaar bestandsformaat. Wij verwijderen uw gegevens dertig dagen na het einde van de overeenkomst, tenzij u eerder om verwijdering vraagt of de wet ons verplicht ze langer te bewaren.

7. Beschikbaarheid en onderhoud

Wij streven naar een beschikbaarheid van 99 procent per maand, gemeten over de openingstijden van uw apotheek, maar geven daarop geen garantie. Onderhoud plannen wij zoveel mogelijk buiten openingstijden en kondigen wij vooraf aan als het merkbaar is.

Bij een internetstoring bij u blijft het scanscherm werken en worden de handelingen verstuurd zodra de verbinding terug is. Toch blijft u zelf verantwoordelijk voor een werkwijze die ook zonder ApoTrace veilig is.

Storingen meldt u aan info@apotrace.nl. Wij reageren op werkdagen. Er is geen 24-uursdienst.

8. Uw verantwoordelijkheden

• U zorgt dat medewerkers een eigen account hebben en hun wachtwoord niet delen.
• U meldt een vermoeden van misbruik of een datalek direct bij ons.
• U bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die uit uw eigen systeem komen.
• U blijft als apotheek verantwoordelijk voor de farmaceutische zorg, waaronder de beoordeling of een patiënt persoonlijke begeleiding nodig heeft en of een bericht of gesprek passend is.
• U gebruikt de dienst niet in strijd met de wet of met beroepsnormen.

9. Intellectueel eigendom

Alle rechten op ApoTrace, de software, de vormgeving en de documentatie blijven bij ons. U krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

De gegevens die u invoert of die uit uw systeem komen, blijven van u. Wij gebruiken die alleen om de dienst te leveren, zoals beschreven in de verwerkersovereenkomst.

Wij mogen geanonimiseerde en geaggregeerde statistieken gebruiken om de dienst te verbeteren. Daaruit mag nooit een patiënt of een medewerker herleidbaar zijn.

10. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is per gebeurtenis en per jaar beperkt tot het bedrag dat u in de twaalf maanden voorafgaand aan de schade aan ons heeft betaald, met een minimum van 500 euro.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen en gevolgschade, en niet voor schade die het gevolg is van onjuiste gegevens uit uw eigen systeem of van handelen in strijd met deze voorwaarden.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet voor zover de wet dat niet toestaat.

11. Overmacht

Wij zijn niet gehouden aan onze verplichtingen als wij die niet kunnen nakomen door omstandigheden buiten onze macht, waaronder storingen bij hostingpartijen, bij uw apotheekinformatiesysteem, bij telecomaanbieders of bij internetproviders.

12. Persoonsgegevens

Bij het gebruik van ApoTrace verwerken wij persoonsgegevens van patiënten en van uw medewerkers. U bent daarvoor verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van deze overeenkomst.

13. Wijzigingen

Wij mogen deze voorwaarden en de dienst wijzigen. Gaat het om een wijziging die voor u nadelig is, dan laten wij dat minimaal een maand van tevoren weten en mag u opzeggen tegen de datum waarop die ingaat.

14. Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de rechtbank Rotterdam, nadat wij eerst hebben geprobeerd er samen uit te komen.

15. Contact

Pharmail BV, [adres], Numansdorp.
E-mail: info@apotrace.nl
KvK: [KvK-nummer]. Btw: [btw-nummer].